Belegfluss · für Kleinbetriebe und Vereine

E-Rechnung? Erledigt.Belege? Abgelegt.Feierabend.

Rechnungen kommen als PDF, als XML und auf Papier, in drei Postfächern und auf dem Schreibtisch. Ich richte dir einen Ablauf ein, bei dem jede Rechnung an einem Ort ankommt, sauber abgelegt wird und automatisch bei deiner Kanzlei landet. Einmal eingerichtet, läuft es.

Gratis-Check starten Pakete und Preise

Gelernte Bürokauffrau (IHK), über 10 Jahre Buchhaltung · alles per Fernwartung und Videocall · technische Einrichtung, keine Steuerberatung

Kommt dir das bekannt vor?

Das kostet Zeit, Nerven und Rückfragen, auf deiner Seite und bei deiner Kanzlei. Das lässt sich einmal sauber lösen.

Gratis-Check: Wo hakt es bei deinen Belegen?

10 kurze Fragen zu deinem Ablauf. Das Ergebnis mit den nächsten Schritten siehst du sofort. Es wird nichts gespeichert und nichts übertragen, der Check läuft nur in deinem Browser.

01Gibt es eine feste E-Mail-Adresse nur für Rechnungen?
02Eine Rechnung kommt als XML-Datei (XRechnung). Kannst du sie lesen?
03Wo liegen Rechnungen, nachdem sie angekommen sind?
04Werden die Dateien einheitlich benannt?
05Wie kommen die Belege zu deiner Kanzlei?
06Wie oft fragt deine Kanzlei nach fehlenden Belegen?
07Was passiert mit Rechnungen, die per Post kommen?
08Wer kümmert sich um die Rechnungen?
09Womit schreibst du deine eigenen Rechnungen?
10Wie viel Zeit kostet dich Belege suchen und sortieren im Monat?

Der Check bewertet deinen Ablauf, nicht deine steuerlichen Pflichten. Die klärt deine Kanzlei.

Drei Pakete, feste Preise.

Belegstau aufräumen

Der Stapel ist weg, die Kanzlei hat alles.

Wenn sich Belege gestapelt haben: Ich sortiere, benenne, lege ab und bereite alles für deine Kanzlei vor. Auf Wunsch und in Absprache mit deiner Kanzlei kontiere und buche ich die laufenden Geschäftsvorfälle.

60 € pro Stunde, nach Sichtung als Festpreis

Belegstau schildern
Empfohlen

Empfang sicher

Jede Rechnung kommt an einem Ort an, du kannst sie lesen, und deine Kanzlei hat sie, ohne dass du daran denken musst.

  • eigene Eingangsadresse für Rechnungen (z. B. rechnungen@deinefirma.de)
  • Programm, mit dem XRechnung und ZUGFeRD lesbar werden
  • feste Ordnerstruktur und Dateinamen für die Ablage
  • Weiterleitung an deine Kanzlei (z. B. DATEV Unternehmen online oder DATEV Belegtransfer)
  • 1 Stunde Einweisung per Videocall, schriftliche Kurzanleitung

Festpreis 290 €

Paket anfragen

E-Rechnung versenden: eingerichtet

Deine Rechnungen gehen als E-Rechnung raus, technisch geprüft mit dem offiziellen Prüfwerkzeug.

Alles aus „Empfang sicher“, dazu:

  • Dein Rechnungsprogramm oder eine Vorlage so eingerichtet, dass E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD entstehen
  • Testversand und Prüfung jeder Testrechnung mit dem offiziellen Prüfwerkzeug (KoSIT-Validator)
  • Ablaufplan: wer was wann verschickt

Festpreis 590 €

Paket anfragen

Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet, die Preise sind Endpreise. Dazu kommen ggf. Kosten für Software, die du selbst lizenzierst. Gearbeitet wird in deinen Systemen, per Fernwartung.

Lieber selbst machen? Fertige Vorlagen.

Neu

Kassenbuch Kleinbetrieb 2026

Kasse und Bank, Monats- und Jahresübersicht nach den Zeilen der Anlage EÜR, Umsatz-Ampel für die Kleinunternehmergrenze. Am Jahresende fertig für die Kanzlei.

  • Kasse und Bank getrennt, je 1.000 Zeilen, Belegnummern fortlaufend fürs ganze Jahr
  • 49 Kategorien mit EÜR-Zeile 2026, Kleinunternehmer und Regelbesteuerung unterschieden
  • Prüfhinweise bei fehlenden Angaben, doppelten Belegnummern und Kasse im Minus
  • Umsatz-Ampel nach § 19 UStG (25.000 € und 100.000 €), Übergabeliste mit 14 Punkten für die Kanzlei
  • Für Excel und Google Sheets, mit Beispielbetrieb und Anleitung

19 € als Download

Zur Vorlage

Vereinskasse 2026

Kassenbuch, Kassenbericht und Kassenprüfung in einer Datei. Der Prüfbericht für die Mitgliederversammlung entsteht automatisch.

  • Kassenbuch für Kasse und Bank, Zuordnung zu den vier Bereichen eines gemeinnützigen Vereins
  • Kassenbericht mit Ampel zur Freigrenze von 50.000 €
  • Kassenprüfung mit 13 Prüfpunkten, Beitragsliste, Übergabe-Checkliste
  • Für Excel und Google Sheets, mit Beispielverein und Anleitung

19 € als Download

Zur Vorlage

Kassenprüfung im Verein: Protokoll + Prüfbericht

Prüfprotokoll mit 13 Prüfpunkten und ein Prüfbericht, der sich daraus selbst schreibt. Für Kassenprüfer, auch beim ersten Mal.

  • Bestände für Kasse und Bank, Differenz rechnet die Vorlage
  • 13 Prüfpunkte mit Befund und Bemerkung, Hinweis bei Widersprüchen
  • Prüfbericht mit Empfehlung zur Entlastung, zum Ausdrucken und Unterschreiben
  • Für Excel und Google Sheets, mit Beispielverein und Anleitung

7 € als Download

Zur Vorlage

Kassenwart-Übergabe: Checkliste

14 Punkte für den Wechsel im Amt, Zählprotokoll für die Barkasse, Unterschriften für beide. Als PDF zum Ausdrucken und als Excel-Datei.

  • Bankvollmacht, Online-Banking, SEPA-Mandate, Freistellungsbescheid, Zugänge, Schlüssel
  • Zählprotokoll nach Stückelung, in Excel rechnet die Datei
  • Kurze Hinweise zu Aufbewahrungsfristen und Vereinsregister

Kostenlos, gegen E-Mail-Adresse

Checkliste holen

Verkauf und Bezahlung über Payhip, der Preis enthält die Umsatzsteuer. Getestet mit Excel 365 und Google Sheets, nicht mit Numbers, LibreOffice oder der Excel-App auf dem Handy. Die Vorlagen sind technische Hilfsmittel und ersetzen keine Steuerberatung.

Klare Aufgabenteilung: Deine Kanzlei berät, ich richte ein.

Das mache ich

  • Belege digitalisieren: E-Rechnung empfangen, lesen und versenden technisch einrichten
  • Belege sortieren, benennen, ablegen
  • Laufende Geschäftsvorfälle kontieren und buchen, auf Wunsch und in Absprache mit deiner Kanzlei
  • Belege und Buchungsdaten an deine Kanzlei übergeben
  • Technisch prüfen: Ist die Datei lesbar, im gültigen Format, doppelt vorhanden?
  • Dir zeigen, wie der Ablauf funktioniert

Das macht deine Kanzlei

  • Beurteilen, ob und ab wann für dich eine E-Rechnung-Pflicht gilt
  • Umsatzsteuer-Voranmeldung
  • Abschlussbuchungen wie Abschreibungen, Abgrenzungen und Rückstellungen
  • Jahresabschluss, Einnahmen-Überschuss-Rechnung
  • Steuererklärungen
  • Prüfen, ob du aus einer Rechnung die Vorsteuer ziehen darfst
  • Steuerliche Beratung jeder Art

Ich bin Buchhalterin, keine Steuerberaterin. Mit meiner kaufmännischen Abschlussprüfung und langjähriger Buchhaltungspraxis darf ich laufende Geschäftsvorfälle kontieren und buchen. Alles, was eine steuerliche Beurteilung braucht, macht deine Kanzlei. Wenn du keine hast, sage ich dir das offen, bevor wir anfangen.

Für Steuerkanzleien.

Ich übernehme bei Ihren Mandanten den Teil, bevor ein Beleg bei Ihnen ankommt: Eingangspostfach, lesbare E-Rechnungen, Ablage. Die Belege kommen vollständig in DATEV Unternehmen online an oder über DATEV Belegtransfer, abgestimmt mit Ihnen.

  • Das Mandat bleibt bei Ihnen. Abschluss, Voranmeldungen und Beratung auch.
  • Laufende Geschäftsvorfälle buche ich nur in Absprache mit Ihnen und auf Wunsch Ihres Mandanten.
  • Mit jedem Betrieb schließe ich vor Beginn einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Erreichbar bin ich unter info@buntdigital.de oder 01511 9407874. Handzettel für Ihre Mandanten schicke ich Ihnen gern zu.

Technische Einrichtung, keine Steuerberatung.

Häufige Fragen.

Muss ich E-Rechnungen schon empfangen können?

Seit dem 01.01.2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen annehmen können. Ob und wie das für deinen Betrieb gilt, klärt deine Kanzlei. Ich richte ein, dass der Empfang funktioniert.

Ab wann muss ich E-Rechnungen versenden?

Für Rechnungen an andere Unternehmen im Inland gilt ein Stufenplan (Stand Oktober 2026):

ZeitraumWas beim Versand noch erlaubt ist
bis 31.12.2026Papier und PDF weiterhin für alle
2027Papier und PDF nur noch, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr (2026) bei höchstens 800.000 € lag. Darüber nur noch E-Rechnung.
ab 01.01.2028E-Rechnung für alle

Ausgenommen sind unter anderem Kleinunternehmer nach § 19 UStG, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise. Rechnungen an Privatkunden betrifft das nicht. Empfangen können musst du E-Rechnungen schon seit 2025. Ob eine Ausnahme auf deinen Betrieb zutrifft und welche Frist für dich gilt, ist eine steuerliche Frage, die deine Kanzlei klärt. Ich richte ein, dass es technisch rechtzeitig funktioniert.

Quelle: Bundesfinanzministerium, FAQ zur E-Rechnung

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer?

Beim Empfang seit dem 01.01.2025, wie für alle Unternehmen im Inland. Eine Ausnahme für Kleinunternehmer gibt es hier nicht, ein E-Mail-Postfach reicht dafür aber schon. Beim Versand bleibst du als Kleinunternehmer nach § 19 UStG dauerhaft ausgenommen, auch 2027 und 2028: Du darfst deine Rechnungen weiter auf Papier schicken oder als PDF, wenn dein Kunde damit einverstanden ist (§ 34a UStDV). Als E-Rechnung ausstellen darfst du sie trotzdem, manche Geschäftskunden wünschen sich das. Wechselst du zur Regelbesteuerung, gilt ab dann der Stufenplan aus der Tabelle oben. Ob du Kleinunternehmer bist und bleibst, klärt deine Kanzlei.

Quelle: Bundesfinanzministerium, FAQ zur E-Rechnung, Fragen 4 und 12 · § 34a UStDV

Reicht ein PDF per Mail nicht?

Ein normales PDF ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Eine E-Rechnung enthält die Daten maschinenlesbar, zum Beispiel als XRechnung oder ZUGFeRD. Ich richte ein, dass du beides lesen und ablegen kannst.

Ich bekomme eine XML-Datei und kann sie nicht öffnen. Was jetzt?

Das ist meist eine XRechnung. Dafür gibt es kostenlose Anzeigeprogramme. Im Paket „Empfang sicher“ richte ich das ein, damit du die Rechnung wie gewohnt lesen kannst.

XRechnung oder ZUGFeRD: Was brauche ich?

Beides sind E-Rechnungen nach der europäischen Norm EN 16931 und beides gilt umsatzsteuerlich als E-Rechnung (ZUGFeRD ab Version 2.0.1, außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL). XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Ansicht, zum Lesen brauchst du ein Anzeigeprogramm; Behörden des Bundes verlangen in der Regel dieses Format, zusammen mit der Leitweg-ID der Behörde. ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteten XML-Daten: Du öffnest es wie jedes PDF, die Software deines Kunden liest die Daten heraus. Für Kleinbetriebe heißt das: Nimm das Format, das dein Rechnungsprogramm erzeugt und dein Kunde verlangt. Im Zweifel ZUGFeRD, weil es jeder als PDF lesen kann.

Quelle: Bundesfinanzministerium, FAQ zur E-Rechnung, Fragen 6, 7 und 12a · § 4 ERechV

Kommst du vorbei?

Nein. Ich arbeite per Fernwartung und Videocall. Das spart dir die Anfahrt und mir die Zeit, und es funktioniert bei diesen Aufgaben genauso gut.

Brauche ich trotzdem eine Steuerkanzlei?

Ja, für alles Steuerliche. Ich ersetze die Kanzlei nicht, ich sorge dafür, dass sie vollständige und ordentlich abgelegte Belege bekommt.

Mit welcher Software arbeitest du?

Mit der, die du oder deine Kanzlei schon nutzt, wenn es geht. Viele Kanzleien arbeiten mit DATEV, damit habe ich langjährige Erfahrung. Außerdem habe ich eigene Werkzeuge gebaut, die E-Rechnungen erzeugen und prüfen.

Was kostet das?

„Empfang sicher“ kostet 290 €, „E-Rechnung versenden: eingerichtet“ 590 €, jeweils als Festpreis. Belegstau räume ich für 60 € pro Stunde auf, nach einer kurzen Sichtung nenne ich einen Festpreis.

Was brauchst du von mir?

Zugang zu deinem Mailpostfach bzw. deiner Domain, deinem Rechnungsprogramm und den Kontakt zu deiner Kanzlei. Zu Beginn schließen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, weil ich Belege mit personenbezogenen Daten sehe.

Über mich.

Fanny Püschel

Ich bin Fanny Püschel, gelernte Bürokauffrau (IHK). Seit über 10 Jahren mache ich Buchhaltung, unter anderem im Familienbetrieb, wo ich die Belege digitalisiert und die Ablage neu aufgebaut habe. Ich kenne also beide Seiten: den Stapel auf dem Schreibtisch und die Rückfrage der Kanzlei.

Dafür habe ich eigene Werkzeuge gebaut: Mein Rechnungsprogramm erzeugt E-Rechnungen, die alle 14 Prüffälle des offiziellen Prüfwerkzeugs bestehen. Ich wohne in Oyten und arbeite für Betriebe in der Region Bremen und Umland, alles per Fernwartung.

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